葬儀を執り行う上で会社にお勤めの場合は休みの申請をする必要があります。気持ちの面で精神的に辛い状況にある中で葬儀の準備に追われていると、各方面への連絡をついおろそかにしてしまうことが考えられます。結果として自身の勤めている会社の同僚や先輩、上司に意図せず迷惑が掛かってしまう場合もあるでしょう。

そうした状況を避けるためには、いざ身内での葬儀が入った際にどのように連絡をすればよいのかという点をしっかりと理解しておく必要があります。また休暇を取る上で必要な手続きについても把握しておくことが大切です。そこで今回は会社を休む際の伝達方法や、失礼にならない伝え方、忌引き休暇に関する手続きなどについて詳しくご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

会社への連絡方法

対面や電話で伝える

葬儀に関する連絡は取り急ぎ直属の上司に伝えることが一般的です。業務中であればその場で状況を伝えて業務の引き継ぎや休みの日数の確認などをおこなうようにします。夜間や朝方に亡くなって自宅等にいる際は取り急ぎ電話にて連絡をするとよいでしょう。

メールやチャットで連絡する

直属の上司が出払ってしまっていたり、休みを取られている場合にはメールやチャットを利用して連絡を残しておくようにします。その際は同僚や人事部といった他のメンバーにも同様に連絡をとっておくと安心です。取り急ぎメッセージとして送る際の例文についてご紹介をいたしますのでご参考にしてください。

例文

〇〇部の〇〇です。 突然のご連絡にて大変恐縮ですが、昨晩私の父が息を引き取りました。
長男である私が喪主となって葬儀の段取りを進めて参りますので、数日間のお休みを頂けますでしょうか。

なお葬儀の詳細に関しましては、確定次第あらためてご連絡をいたします。

また、取り急ぎ必要な業務の引き継ぎ等につきましては各担当者へと個別に連絡をさせて頂く予定です。仕事が忙しい中で何かとご迷惑をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。

会社に連絡する際に確認しておく点

忌引き休暇の有無や日数

葬儀によって取得できる休暇を忌引き休暇といいます。忌引き休暇については会社の就業規則等で定められていることが多く、亡くなった方との血縁関係によって取得できる日数が異なるというのが一般的です。ただし会社によっては必ず取得できる休暇でないことや、状況によっては有給休暇を充てることが推奨される場合もあるため、もしもの際に備えて会社の就業規則等で条件面などを事前に確認しておくようにしましょう。

供花や弔電の受け取りについて

会社の規定に則って従業員の親類の葬儀の際に社長名や所属部署の上長名で供花や弔電を出してよいかの確認をされる場合があります。福利厚生として出されるものなので、基本的には受け取って差し支えありませんが、家族の意向（供花・弔電辞退など）によってはお断りするケースもあるでしょう。もし出してもらう場合には葬儀の日程や場所、供花の受付窓口といった情報を共有する必要があるため、詳細が決まり次第すぐに連絡をするようにします。

休暇申請に必要な書類について

忌引きとして休暇を申請する際には、会社ごとに定められた書類に記入をして提出を求められることが一般的です。その際に葬儀を執り行った証明として、日程が記載された会葬礼状や訃報用紙といった書類を添付するように言われることがあります。申請をする際に二度手間にならないように、あらかじめ必要な書類の有無についても確認をしておくと安心です。

家族葬でも連絡は必要？

家族葬の場合、会社関係の参列をお断りしたい、もしくは知らせたくないという方もいらっしゃるでしょう。その際は会社への連絡をしないという選択肢もありますが、抱えている業務の兼ね合いから全く知られずに休むというのは難しいでしょう。また、忌引き休暇など会社の福利厚生として定められている制度を利用する際は必ず連絡が必要となってきます。

最近では家族葬自体が広まってきているというのもあり、連絡をした際に参列や香典について辞退する旨を伝えると、会社側もそれを受け入れるという対応を取られることがほとんどです。その場合は供花や弔電に関する受け取りをどうするかという意向もあわせて伝えておく必要があるため、事前に家族間で相談しておくことをおすすめいたします。

葬儀後に出社した際の対応について

上司や同僚に御礼の言葉を述べる

出社した際は休みの取得中にお世話になった上司や同僚に挨拶し、感謝の気持ちを伝えます。また、葬儀に参列してくれた方や、香典をいただいた方がいる場合には直接お会いし、お礼をするようにします。状況に応じて香典返しの品物や、別でお配りできるような菓子折りなどを持参するとよいでしょう。

葬儀後の手続きなどで休む可能性がある際は予め相談しておく

葬儀を終えた後でも、四十九日法要の手配やお墓への納骨などの手配が必要となります。他にも、介護施設の退所手続きや役所関係の手続きといった葬儀後の所用で休みを取られる場合もあるでしょう。もしスケジュール等が事前に把握できていれば、早い段階で休みの日取りなどの相談をしておくことで後々の調整がしやすくなります。

まとめ

葬儀に関する事項で会社に伝達をする際は基本的に電話や対面での連絡をします。他、必要に応じてメールやチャットの活用をするとよいでしょう。会社の就業規則によって忌引き休暇の取り扱いや日数が異なるため、連絡をする際にはそうした制度面に関する確認や申請に必要となる書類について確認をとっておくことが大切です。また、葬儀に参列をしてもらうことになった場合は人数や供花の取り扱いなどについても合わせて確認をしておくようにしましょう。

葬儀後に出社をした際は周りの上司や同僚に御礼の言葉を伝えると共に、必要に応じて香典返しの品物や菓子折りなどを持参するとよいでしょう。また、葬儀後の手続きや何かしらの対応で休みが必要になる際は予め相談しておくと双方にとって安心です。

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